ফ্ল্যাট মালিক সমিতি গঠন ও পরিচালনা: নিয়ম, ফান্ড ও হিসাব

ডেভেলপার কোম্পানি ফ্ল্যাট বুঝিয়ে দেওয়ার কয়েক মাসের মধ্যেই বেশিরভাগ অ্যাপার্টমেন্ট ভবনে একটা প্রশ্ন ওঠে — এখন ভবন চালাবে কে? দারোয়ানের বেতন কে দেবে, লিফট নষ্ট হলে কে মিস্ত্রি ডাকবে, ছাদের চাবি কার কাছে থাকবে, আর মাসিক চাঁদার টাকা কোথায় জমা হবে? এই প্রশ্নগুলোর গোছানো উত্তর হলো একটি কার্যকর ফ্ল্যাট মালিক সমিতি (Flat Owners Association)। সমিতি না থাকলে বা নামমাত্র থাকলে দেখা যায় এক-দুজন মালিক সব দায়িত্ব টানছেন, বাকিরা প্রশ্ন তুলছেন, আর ভবনের রক্ষণাবেক্ষণ পিছিয়ে পড়ছে।

এই গাইডে আমরা দেখব ফ্ল্যাট মালিক সমিতি গঠনের ধাপ, গঠনতন্ত্রে কী কী রাখা দরকার, কমিটির দায়িত্ব কীভাবে ভাগ করবেন, মাসিক সার্ভিস ফান্ড আর দীর্ঘমেয়াদি রিজার্ভ ফান্ড কীভাবে আলাদা রাখবেন, সংখ্যাসহ একটি হিসাবের উদাহরণ, ভাড়াটিয়াদের সঙ্গে সমিতির সম্পর্ক, এবং যে ভুলগুলো সমিতিকে দুর্বল করে দেয়।

ফ্ল্যাট মালিক সমিতি কেন দরকার

একটি অ্যাপার্টমেন্ট ভবনে প্রত্যেকে নিজের ফ্ল্যাটের মালিক, কিন্তু সিঁড়ি, লিফট, ছাদ, পার্কিং, পানির ট্যাংক, জেনারেটর, সীমানা প্রাচীর — এগুলো সবার যৌথ সম্পত্তি। যৌথ সম্পত্তির দেখভাল কারও একার দায়িত্ব নয়, আবার সবার দায়িত্ব মানে প্রায়ই কারও দায়িত্ব নয়। সমিতি এই শূন্যতা পূরণ করে।

• সিদ্ধান্ত নেওয়ার একটি বৈধ কাঠামো: কেউ ব্যক্তিগতভাবে সিদ্ধান্ত চাপিয়ে দিতে পারেন না; সভায় আলোচনা ও ভোটে সিদ্ধান্ত হয়।
• টাকার স্বচ্ছতা: আলাদা ব্যাংক হিসাব, রসিদ আর বার্ষিক হিসাব থাকলে সন্দেহের সুযোগ কমে।
• কর্মী ব্যবস্থাপনা: দারোয়ান, কেয়ারটেকার, পরিচ্ছন্নতাকর্মী নিয়োগ ও বেতনের দায়িত্ব একটি নির্দিষ্ট কাঠামোর হাতে থাকে।
• বাইরের সঙ্গে যোগাযোগ: ওয়াসা, বিদ্যুৎ বিতরণ কোম্পানি (DESCO/DPDC/পল্লী বিদ্যুৎ), তিতাস, সিটি কর্পোরেশন, থানা বা ডেভেলপারের সঙ্গে কথা বলতে ভবনের পক্ষে একটি কণ্ঠ থাকে।
• দীর্ঘমেয়াদি মূল্য রক্ষা: নিয়মিত রক্ষণাবেক্ষণ ভবনের বয়স বাড়ায়, ফ্ল্যাটের বাজারমূল্য আর ভাড়ার চাহিদাও ধরে রাখে।

আইনি কাঠামো নিয়ে সাধারণ ধারণা

বাংলাদেশে অ্যাপার্টমেন্ট মালিকানা ও ব্যবস্থাপনা নিয়ে আলাদা আইন ও বিধিমালা রয়েছে, যেখানে মালিক সমিতি গঠন, সাধারণ অংশের ব্যবস্থাপনা এবং মালিকদের দায়িত্ব নিয়ে বিধান আছে। অনেক সমিতি সমাজসেবা অধিদপ্তর বা সংশ্লিষ্ট কর্তৃপক্ষের মাধ্যমে নিবন্ধনও করে, আবার অনেকে অনিবন্ধিত সমঝোতাভিত্তিক কমিটি হিসেবে চলে। কোন পথ আপনার ভবনের জন্য উপযুক্ত, নিবন্ধনের প্রক্রিয়া ও ফি কী — এগুলো সময়ের সঙ্গে বদলাতে পারে, তাই সর্বশেষ বিধান একজন আইনজীবী বা সংশ্লিষ্ট দপ্তর থেকে যাচাই করে নিন।

আরেকটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় হলো ডেভেলপারের সঙ্গে মূল চুক্তি ও ফ্ল্যাটের দলিল। সেখানে প্রায়ই কমন স্পেস, পার্কিং বরাদ্দ ও ছাদের ব্যবহার নিয়ে শর্ত থাকে। সমিতির গঠনতন্ত্র যেন এসব দলিলের সঙ্গে সাংঘর্ষিক না হয়, সেটা শুরুতেই দেখে নিন।

এই অংশটি সাধারণ তথ্যের জন্য, আইনি পরামর্শ নয়।

ফ্ল্যাট মালিক সমিতি গঠনের ধাপ

ধাপ ১: উদ্যোগী মালিকদের একটি ছোট দল

প্রথমে ৩–৪ জন আগ্রহী মালিক মিলে একটি অস্থায়ী আহ্বায়ক কমিটি করুন। তাঁদের কাজ হবে সব মালিকের নাম, ফ্ল্যাট নম্বর, মোবাইল নম্বর ও ইমেইল সংগ্রহ করা এবং প্রথম সাধারণ সভার তারিখ ঠিক করা। যেসব মালিক বিদেশে বা অন্য শহরে থাকেন, তাঁদেরও তালিকায় রাখুন — তাঁরা প্রতিনিধি বা অনলাইনে যুক্ত হতে পারেন।

ধাপ ২: প্রথম সাধারণ সভা

লিখিত নোটিশ দিয়ে (অন্তত ৭–১০ দিন আগে) সব মালিককে সভায় ডাকুন। আলোচ্যসূচি আগেই জানিয়ে দিন: সমিতি গঠনের প্রস্তাব, খসড়া গঠনতন্ত্র, প্রাথমিক মাসিক চাঁদা, অস্থায়ী কমিটি নির্বাচন। সভার কার্যবিবরণী (Minutes) লিখে উপস্থিত সবার স্বাক্ষর নিন।

ধাপ ৩: গঠনতন্ত্র চূড়ান্ত করা

খসড়া গঠনতন্ত্র সবার কাছে পাঠিয়ে মতামত নিন, তারপর দ্বিতীয় সভায় অনুমোদন করুন। গঠনতন্ত্রই হবে সমিতির “নিয়মের বই” — পরে কোনো বিরোধ হলে এটাই রেফারেন্স।

ধাপ ৪: কমিটি নির্বাচন ও ব্যাংক হিসাব

গঠনতন্ত্র অনুযায়ী কার্যনির্বাহী কমিটি নির্বাচন করুন। তারপর সমিতির নামে একটি ব্যাংক হিসাব খুলুন, যেখানে অন্তত দুজন পদাধিকারীর যৌথ স্বাক্ষরে (যেমন সভাপতি/সাধারণ সম্পাদক এবং কোষাধ্যক্ষ) টাকা তোলা যাবে। ব্যাংক সাধারণত সভার রেজল্যুশন, গঠনতন্ত্র ও স্বাক্ষরকারীদের পরিচয়পত্র চায়; ঠিক কী কাগজ লাগবে তা ব্যাংকের সঙ্গে কথা বলে নিশ্চিত হোন।

ধাপ ৫: ডেভেলপারের কাছ থেকে দায়িত্ব বুঝে নেওয়া

ডেভেলপারের কাছ থেকে লিফট, জেনারেটর, পাম্প, সাবস্টেশন ইত্যাদির ওয়ারেন্টি কাগজ, সার্ভিসিং চুক্তি, ভবনের নকশা, কমন মিটারের তথ্য এবং ডেভেলপারের কাছে জমা থাকা কোনো ফান্ড (যদি থাকে) লিখিতভাবে বুঝে নিন। এই হস্তান্তরের একটি তালিকা বানিয়ে উভয় পক্ষের স্বাক্ষর রাখুন।

গঠনতন্ত্রে যা অবশ্যই থাকা উচিত

• সমিতির নাম, ঠিকানা ও উদ্দেশ্য
• সদস্যপদ: কে সদস্য (সাধারণত প্রতিটি ফ্ল্যাটের মালিক), যৌথ মালিকানায় কে ভোট দেবেন
• ভোটাধিকার: প্রতি ফ্ল্যাটে এক ভোট নাকি আয়তনভিত্তিক
• কার্যনির্বাহী কমিটির পদ, সংখ্যা, মেয়াদ ও নির্বাচন পদ্ধতি
• সাধারণ সভা ও বিশেষ সভার নিয়ম, কোরাম (ন্যূনতম উপস্থিতি)
• মাসিক সার্ভিস চার্জ ও রিজার্ভ ফান্ডের নিয়ম, নির্ধারণ ও পরিবর্তনের পদ্ধতি
• বকেয়া চাঁদার ক্ষেত্রে পদক্ষেপ
• ব্যাংক হিসাব পরিচালনা ও খরচ অনুমোদনের সীমা
• বার্ষিক হিসাব ও অডিটের নিয়ম
• ভাড়াটিয়াদের জন্য প্রযোজ্য ভবনের নিয়মাবলি
• গঠনতন্ত্র সংশোধনের পদ্ধতি

টিপস: খরচ অনুমোদনের একটি সীমা রাখুন। যেমন (উদাহরণ) ৫,০০০ টাকা পর্যন্ত কোষাধ্যক্ষ একা, ৫,০০০–৫০,০০০ টাকা কমিটির সভায়, আর এর বেশি হলে সাধারণ সভায় অনুমোদন লাগবে। এতে জরুরি কাজ আটকায় না, আবার বড় খরচে সবার মত থাকে।

কার্যনির্বাহী কমিটি: কে কী করবেন

ছোট ভবনে (৮–১০টি ফ্ল্যাট) এত পদ দরকার নেই; সভাপতি, সম্পাদক ও কোষাধ্যক্ষ মিলে ৩ জনের কমিটিই যথেষ্ট। বড় ভবনে উপকমিটি করা যায়। দারোয়ান ও কেয়ারটেকার সামলানোর বিস্তারিত পদ্ধতি পাবেন কেয়ারটেকার ও দারোয়ান ব্যবস্থাপনা লেখায়, আর নিরাপত্তা ব্যবস্থার জন্য দেখুন ভবনের নিরাপত্তা ও ভিজিটর রেজিস্টার।

সমিতির ফান্ড: দুটি আলাদা পকেট

সমিতির টাকার ব্যবস্থাপনায় সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ নীতি হলো চলতি খরচ আর দীর্ঘমেয়াদি সঞ্চয় আলাদা রাখা।

১. মাসিক সার্ভিস ফান্ড (Operating Fund)

এখান থেকে প্রতি মাসের নিয়মিত খরচ চলে — বেতন, কমন বিদ্যুৎ, লিফট সার্ভিসিং, জেনারেটরের ডিজেল, পরিচ্ছন্নতা, ছোট মেরামত। এই ফান্ডের লক্ষ্য হলো মাস শেষে প্রায় সমান সমান থাকা, সামান্য উদ্বৃত্ত রেখে। কোন খরচ এখানে ধরা যায় আর কীভাবে ফ্ল্যাটভিত্তিক ভাগ হয়, তার বিস্তারিত পদ্ধতি আছে অ্যাপার্টমেন্টের সার্ভিস চার্জ হিসাব লেখায়।

২. রিজার্ভ বা সিংকিং ফান্ড (Reserve Fund)

এটা ভবনের ভবিষ্যৎ বড় খরচের জন্য জমানো টাকা — লিফটের বড় পার্টস বদল, জেনারেটর প্রতিস্থাপন, ছাদের ওয়াটারপ্রুফিং, বাইরের রং, পাম্প বা সাবস্টেশন মেরামত। এগুলো প্রতি বছর হয় না, কিন্তু যখন হয় তখন লাখ টাকার অঙ্ক। রিজার্ভ ফান্ড না থাকলে তখন হঠাৎ প্রতিটি মালিকের কাছ থেকে বড় অঙ্ক তুলতে হয়, যা অনেকের পক্ষে কঠিন এবং বিরোধের জন্ম দেয়।

রিজার্ভ ফান্ডের টাকা আলাদা ব্যাংক হিসাব বা আলাদা খাতে রাখুন, চলতি খরচের জন্য এখান থেকে টাকা নেবেন না — শুধু সাধারণ সভার সিদ্ধান্তে বড় কাজে ব্যবহার হবে।

সংখ্যাসহ একটি ফান্ড পরিকল্পনা (উদাহরণ)

ধরা যাক (উদাহরণ), একটি ১০ তলা ভবনে ১৮টি ফ্ল্যাট। সমিতি ভবিষ্যৎ বড় খরচের একটি আনুমানিক তালিকা বানাল। নিচের সব অঙ্ক কাল্পনিক, শুধু পদ্ধতি বোঝাতে।

হিসাব: বছরে ২,০০,০০০ টাকা জমাতে হলে মাসে ২,০০,০০০ ÷ ১২ = প্রায় ১৬,৬৬৭ টাকা। ১৮টি ফ্ল্যাটে সমান ভাগ করলে ১৬,৬৬৭ ÷ ১৮ = প্রায় ৯২৬ টাকা। সমিতি সহজ রাখতে প্রতি ফ্ল্যাটে মাসে ১,০০০ টাকা রিজার্ভ চাঁদা ঠিক করল। তাহলে বছরে জমা হবে ১,০০০ × ১৮ × ১২ = ২,১৬,০০০ টাকা — প্রয়োজনের চেয়ে একটু বেশি, যা মূল্যবৃদ্ধির চাপ সামলাতে সাহায্য করবে।

এর পাশাপাশি মাসিক সার্ভিস চার্জ আলাদা (যেমন প্রতি ফ্ল্যাটে ৪,০০০–৫,০০০ টাকা, ভবনের খরচ অনুযায়ী)। মালিকেরা দেখবেন তাঁদের দুটি আলাদা লাইন: “সার্ভিস চার্জ” ও “রিজার্ভ ফান্ড”। মনে রাখবেন, এটা কোনো বিনিয়োগ পরিকল্পনা নয় — শুধু রক্ষণাবেক্ষণের জন্য সঞ্চয়ের একটি সাধারণ কাঠামো।

চাঁদা আদায় ও বকেয়া ব্যবস্থাপনা

সমিতির সবচেয়ে বড় বাস্তব সমস্যা প্রায়ই বকেয়া চাঁদা। কয়েকজন নিয়মিত না দিলে বাকিদের মধ্যেও অনীহা আসে। নিচের পদ্ধতি সাহায্য করে:

1. প্রতি মাসের একটি নির্দিষ্ট তারিখে সব ফ্ল্যাটে লিখিত বিল বা মেসেজ পাঠান।
2. বিকাশ, নগদ বা ব্যাংকে দিলে রেফারেন্সে ফ্ল্যাট নম্বর দিতে বলুন; নগদে দিলে সঙ্গে সঙ্গে রসিদ দিন।
3. প্রতি মাসে বকেয়া তালিকা কমিটির সভায় পর্যালোচনা করুন।
4. দেরি হলে প্রথমে ভদ্র রিমাইন্ডার, তারপর সম্পাদকের ফোন, তারপর লিখিত নোটিশ।
5. গঠনতন্ত্রে বকেয়ার ক্ষেত্রে কী পদক্ষেপ নেওয়া যাবে, তা আগে থেকে লেখা থাকুক।

তবে মনে রাখবেন, বকেয়ার কারণে কারও পানি বা বিদ্যুৎ সংযোগ বন্ধ করে দেওয়া, লিফট ব্যবহারে বাধা দেওয়া বা প্রকাশ্যে অপমান করা — এসব আইনি ও মানবিক দুই দিক থেকেই সমস্যা তৈরি করতে পারে। দীর্ঘদিনের বকেয়ার ক্ষেত্রে আইনজীবীর পরামর্শ নিন। ভদ্র রিমাইন্ডারের ভাষার ধারণা পেতে বকেয়া রিমাইন্ডার মেসেজ টেমপ্লেট কাজে লাগবে।

হিসাব রাখা ও বার্ষিক অডিট

সমিতির হিসাব যত পরিষ্কার, সমিতির ওপর আস্থা তত বেশি। ন্যূনতম যে রেকর্ডগুলো রাখা উচিত:

• আদায় খাতা বা লেজার: প্রতিটি ফ্ল্যাটের মাসভিত্তিক চাঁদা, পরিশোধের তারিখ, রসিদ নম্বর। প্রতিটি ফ্ল্যাটের জন্য আলাদা পাতা বা সারি রাখুন, যাতে এক নজরে বোঝা যায় কোন মাস বাকি।
• খরচের ভাউচার: প্রতিটি খরচের বিল বা রসিদ, তারিখ ও অনুমোদনকারীর স্বাক্ষরসহ।
• ব্যাংক স্টেটমেন্ট: প্রতি মাসে খাতার সঙ্গে মেলানো (Reconciliation)।
• কর্মীদের বেতন রেজিস্টার: কে কত পেলেন, অগ্রিম নিলেন কি না।
• সভার কার্যবিবরণী: প্রতিটি সিদ্ধান্ত লিখিত।

বছর শেষে একটি আয়-ব্যয় বিবরণী তৈরি করে সাধারণ সভায় উপস্থাপন করুন। সম্ভব হলে কমিটির বাইরের একজন সদস্য বা একজন পেশাদার হিসাবরক্ষক দিয়ে অডিট করান। অডিট মানে কাউকে সন্দেহ করা নয় — বরং কোষাধ্যক্ষকে সুরক্ষা দেওয়া।

সভা পরিচালনার বাস্তব কৌশল

• আলোচ্যসূচি লিখিত রাখুন এবং সময় বেঁধে দিন; এক বিষয়ে ঘণ্টার পর ঘণ্টা তর্ক এড়ান।
• প্রবাসী বা অনুপস্থিত মালিকদের জন্য অনলাইন অংশগ্রহণ বা লিখিত প্রতিনিধি (Proxy) নিয়ম রাখুন।
• ব্যক্তিগত অভিযোগ সভায় না তুলে আগে কমিটির কাছে লিখিতভাবে দিতে বলুন।
• সিদ্ধান্তের পর দুই-তিন দিনের মধ্যে কার্যবিবরণী সবাইকে পাঠান।
• বছরে অন্তত একটি বার্ষিক সাধারণ সভা নিশ্চিত করুন।

ভাড়াটিয়া আর সমিতির সম্পর্ক

অনেক ফ্ল্যাটের মালিক নিজে থাকেন না, ভাড়া দেন। তখন ভাড়াটিয়ারা সমিতির সদস্য নন, কিন্তু ভবনের নিয়ম মানতে হয় তাঁদেরও। এখানে স্পষ্টতা জরুরি:

• ভবনের নিয়মাবলি (গেট বন্ধের সময়, পার্কিং, ছাদ ব্যবহার, ময়লা ফেলা, ভিজিটর এন্ট্রি) লিখিতভাবে প্রতিটি ভাড়াটিয়াকে দিন।
• সার্ভিস চার্জ কে দেবেন — ফ্ল্যাট মালিক নাকি ভাড়াটিয়া — তা মালিক ও ভাড়াটিয়ার চুক্তিতে লেখা থাকুক; সমিতির কাছে দায় কিন্তু শেষ পর্যন্ত মালিকের।
• রিজার্ভ ফান্ড মালিকের দায়, কারণ এটা সম্পত্তির দীর্ঘমেয়াদি মূল্য রক্ষা করে।
• নতুন ভাড়াটিয়া উঠলে তাঁর তথ্য সমিতি/কেয়ারটেকারের কাছে জমা দেওয়ার নিয়ম রাখুন; থানায় ভাড়াটিয়ার তথ্য জমা দেওয়ার দায়িত্ব সাধারণত ফ্ল্যাট মালিকের, সমিতি শুধু মনে করিয়ে দিতে পারে।
• ভাড়াটিয়াদের অভিযোগ জানানোর একটি পথ রাখুন (কেয়ারটেকার বা নির্দিষ্ট কমিটি সদস্য)।

ভাড়াটিয়াদের সঙ্গে সম্মানজনক আচরণ করুন — পরিবার বা ব্যাচেলর, সবার জন্য একই নিয়ম প্রযোজ্য হওয়া উচিত।

মালিকদের মধ্যে মতবিরোধ হলে কী করবেন

যেকোনো সমিতিতে মতবিরোধ স্বাভাবিক। কেউ চান লিফট সার্ভিসিং কোম্পানি বদলাতে, কেউ চান না; কেউ ছাদে বাগান চান, কেউ চান ছাদ খালি থাকুক। মতবিরোধ সমস্যা নয় — সমস্যা হলো সেটা ব্যক্তিগত শত্রুতায় রূপ নেওয়া। কয়েকটি অভ্যাস এখানে কাজে দেয়:

• বিষয়ভিত্তিক আলোচনা: ব্যক্তি নয়, প্রস্তাব নিয়ে কথা বলুন। “অমুক ভাই সবসময় বাধা দেন” না বলে “এই প্রস্তাবে খরচ কত, লাভ কী” নিয়ে কথা বলুন।
• তথ্য টেবিলে রাখুন: দুই-তিনটি কোটেশন, আগের খরচের রেকর্ড, ওয়ারেন্টির শর্ত — কাগজ সামনে থাকলে আবেগ কমে।
• ভোটের নিয়ম মানুন: গঠনতন্ত্রে যে সংখ্যাগরিষ্ঠতা লাগবে বলা আছে, সেটা মেনে সিদ্ধান্ত নিন এবং সংখ্যালঘু মতও কার্যবিবরণীতে লিখে রাখুন।
• নিরপেক্ষ মধ্যস্থতাকারী: বড় বিরোধে ভবনের বাইরের একজন গ্রহণযোগ্য ব্যক্তি বা স্থানীয় কাউন্সিলর কার্যালয়ের সহায়তা নেওয়া যায়।
• শেষ উপায় আইন: আর্থিক বা মালিকানা সংক্রান্ত গুরুতর বিরোধে আইনজীবীর পরামর্শ নিন।

মনে রাখবেন, একই ভবনে বছরের পর বছর পাশাপাশি থাকতে হবে। তাই জেতার চেয়ে টেকসই সমাধান খোঁজাই বেশি গুরুত্বপূর্ণ।

সাধারণ ভুল যা সমিতিকে দুর্বল করে

• ব্যক্তিগত অ্যাকাউন্টে টাকা রাখা: কোষাধ্যক্ষের বিকাশ বা ব্যক্তিগত ব্যাংক হিসাবে সমিতির টাকা রাখলে পরে সন্দেহ অনিবার্য।
• রিজার্ভ ফান্ড না রাখা: বড় খরচের সময় হঠাৎ চাঁদা তুলতে গিয়ে সমিতি ভেঙে পড়ার উপক্রম হয়।
• মৌখিক সিদ্ধান্ত: “সেদিন তো সবাই রাজি ছিল” — লিখিত না থাকলে পরে কেউ মানেন না।
• একই ব্যক্তির দীর্ঘদিন একক নিয়ন্ত্রণ: মেয়াদ ও নির্বাচন না থাকলে অন্যরা আগ্রহ হারান।
• হিসাব বছরে একবারও না দেখানো: স্বচ্ছতার অভাবই বেশিরভাগ বিরোধের মূল।
• ডেভেলপারের কাছ থেকে কাগজপত্র বুঝে না নেওয়া: ওয়ারেন্টি ও নকশা না থাকলে পরে মেরামতে ভোগান্তি হয়।
• কর্মীদের নিয়োগপত্র ও বেতন রেকর্ড না রাখা: পরে বেতন বা ছুটি নিয়ে বিরোধ হলে প্রমাণ থাকে না।

প্রথম ৯০ দিনের চেকলিস্ট

শেষ কথা

একটি ভালো ফ্ল্যাট মালিক সমিতি ভবনকে শুধু পরিষ্কার আর নিরাপদ রাখে না, মালিকদের মধ্যে সম্পর্কও ভালো রাখে। মূল সূত্র সহজ — লিখিত গঠনতন্ত্র, আলাদা ব্যাংক হিসাব, চলতি ও রিজার্ভ ফান্ড আলাদা, প্রতিটি টাকার রসিদ ও ভাউচার, আর নিয়মিত হিসাব প্রকাশ।

ফ্ল্যাট সংখ্যা বাড়লে খাতায় হিসাব রাখা কঠিন হয়ে যায়। বাড়িওয়ালা ERP-তে ভবন, তলা ও ইউনিটভিত্তিক মাসিক বিল একসঙ্গে তৈরি, পেমেন্টের রসিদ, বকেয়া তালিকা, এসএমএস রিমাইন্ডার এবং আয়-ব্যয়ের রিপোর্ট রাখা যায় — সমিতির কোষাধ্যক্ষের কাজ এতে কিছুটা হালকা হতে পারে। তবে যে পদ্ধতিতেই চালান, স্বচ্ছতা আর লিখিত নিয়মই সমিতির আসল শক্তি।