অ্যাপার্টমেন্টের সার্ভিস চার্জ নির্ধারণ ও হিসাব: কোন খরচ ধরবেন

ঢাকা বা চট্টগ্রামের প্রায় প্রতিটি অ্যাপার্টমেন্ট ভবনে ভাড়ার পাশাপাশি আরেকটি মাসিক অঙ্ক আদায় হয় — সার্ভিস চার্জ (Service Charge)। কেউ একে বলেন মেইনটেন্যান্স চার্জ, কেউ বলেন কমন চার্জ। সমস্যা হলো, অনেক বাড়িওয়ালা বা ফ্ল্যাট মালিক সমিতি অঙ্কটা ঠিক করেন আন্দাজে: “পাশের বিল্ডিংয়ে তিন হাজার নেয়, আমরাও তিন হাজার নিই।” ফলে কোনো মাসে টাকা কম পড়ে, দারোয়ানের বেতন আটকে যায়; আবার কোনো মাসে টাকা বেঁচে যায়, কিন্তু কেউ জানে না সেটা কোথায় গেল। এখান থেকেই ভাড়াটিয়ার সন্দেহ আর মালিকদের মধ্যে ঝগড়া শুরু হয়।

এই লেখায় আমরা ধাপে ধাপে দেখব অ্যাপার্টমেন্টের সার্ভিস চার্জ হিসাব কীভাবে করতে হয় — কোন খরচগুলো সার্ভিস চার্জে ধরা যায় আর কোনগুলো যায় না, খরচ কোন পদ্ধতিতে ফ্ল্যাটগুলোর মধ্যে ভাগ করবেন, রিজার্ভ ফান্ড কেন দরকার, সংখ্যাসহ একটি পূর্ণ উদাহরণ, এবং হিসাব স্বচ্ছ রাখার বাস্তব কৌশল। আপনি একক বাড়িওয়ালা হোন বা ফ্ল্যাট মালিক সমিতির দায়িত্বে থাকুন, এই কাঠামো দুই ক্ষেত্রেই কাজে লাগবে।

সার্ভিস চার্জ আসলে কী, আর ভাড়া থেকে এটা আলাদা কেন

ভাড়া হলো ফ্ল্যাট বা ইউনিট ব্যবহারের মূল্য — এটা বাড়িওয়ালার আয়। আর সার্ভিস চার্জ হলো ভবনের সাধারণ বা কমন সুবিধা চালু রাখার খরচ, যা সবাই মিলে ভাগ করে বহন করেন। যেমন সিঁড়ির বাতি, লিফট, দারোয়ানের বেতন, পানির পাম্প, ছাদ ও সিঁড়ি পরিষ্কার। নীতিগতভাবে সার্ভিস চার্জ থেকে কারও লাভ করার কথা নয়; যা খরচ হয় সেটাই ন্যায্যভাবে ভাগ হওয়ার কথা।

এই পার্থক্যটা পরিষ্কার রাখা জরুরি, কারণ ভাড়াটিয়া যখন দেখেন ভাড়া আর সার্ভিস চার্জ আলাদা করে লেখা, তখন তিনি জানতে চান সার্ভিস চার্জের টাকাটা কোথায় যাচ্ছে। এই প্রশ্নের উত্তর দিতে পারলে আস্থা বাড়ে। বিস্তারিত সংজ্ঞার জন্য আমাদের সার্ভিস চার্জ শব্দকোষ দেখতে পারেন।

ভাড়ার ভেতরে নাকি আলাদা?

বাংলাদেশে দুই ধরনের চর্চাই আছে। কিছু বাড়িওয়ালা “সব মিলিয়ে” একটা ভাড়া নেন, যার ভেতরে দারোয়ান, পানি, সিঁড়ির বাতি ধরা থাকে। আবার অনেক অ্যাপার্টমেন্টে ভাড়া আলাদা আর সার্ভিস চার্জ আলাদা। দুটোই চলতে পারে, তবে চুক্তিতে স্পষ্ট লিখে রাখতে হবে কোনটা প্রযোজ্য। আলাদা রাখলে সুবিধা হলো — খরচ বাড়লে শুধু সার্ভিস চার্জ সমন্বয় করা যায়, মূল ভাড়ায় হাত দিতে হয় না।

সার্ভিস চার্জে কোন খরচগুলো ধরা যায়

সার্ভিস চার্জ নির্ধারণের প্রথম কাজ হলো ভবনের সব কমন খরচের একটি তালিকা বানানো। সাধারণত নিচের খরচগুলো সার্ভিস চার্জের অংশ হিসেবে গণ্য হয়:

• জনবলের বেতন: দারোয়ান, নাইট গার্ড, কেয়ারটেকার, লিফটম্যান, পরিচ্ছন্নতাকর্মী, মালী ইত্যাদি। উৎসব ভাতা (বোনাস) মাসিক গড় হিসেবে ধরা ভালো।
• কমন বিদ্যুৎ বিল: সিঁড়ি ও করিডরের বাতি, লিফট, পানির পাম্প, গেটের লাইট, সিসিটিভি — এগুলোর জন্য আলাদা কমন মিটার থাকলে সেই বিল (DESCO, DPDC বা পল্লী বিদ্যুৎ যেটা প্রযোজ্য)।
• পানির বিল: ওয়াসার বিল যদি পুরো ভবনের জন্য একটি মিটারে আসে এবং ফ্ল্যাটভিত্তিক আলাদা মিটার না থাকে।
• গ্যাস বিল: তিতাস বা অন্য বিতরণ কোম্পানির লাইনে যদি ভবনভিত্তিক বিল আসে এবং সেটা ভাগ করার নিয়ম থাকে।
• লিফট রক্ষণাবেক্ষণ: সার্ভিসিং চুক্তির মাসিক বা বার্ষিক ফি, ছোটখাটো মেরামত।
• জেনারেটর: ডিজেল, সার্ভিসিং, মবিল পরিবর্তন, অপারেটরের খরচ।
• পরিচ্ছন্নতা: সিঁড়ি, ছাদ, পার্কিং পরিষ্কারের সামগ্রী; সিটি কর্পোরেশন বা স্থানীয় ময়লা সংগ্রহকারীর মাসিক ফি।
• পানির ট্যাংক পরিষ্কার: বছরে কয়েকবার রিজার্ভার ও ছাদের ট্যাংক পরিষ্কারের খরচ।
• নিরাপত্তা সরঞ্জাম: সিসিটিভি রক্ষণাবেক্ষণ, অগ্নিনির্বাপক যন্ত্র রিফিল, ইন্টারকম।
• ছোট মেরামত: কমন এলাকার বাল্ব, সুইচ, পাম্পের মোটর রিওয়াইন্ডিং, পাইপ লিকেজ।
• প্রশাসনিক খরচ: রেজিস্টার খাতা, রসিদ বই, এসএমএস বা ফোন খরচ, ব্যাংক চার্জ।

কোন খরচ সার্ভিস চার্জে ধরা উচিত নয়

এখানেই সবচেয়ে বেশি ভুল হয়। কিছু খরচ আছে যা বাড়ির মালিকানার সঙ্গে জড়িত, ব্যবহারের সঙ্গে নয় — সেগুলো ভাড়াটিয়ার কাছ থেকে সার্ভিস চার্জের নামে নেওয়া ন্যায্য নয়, আর এতে বিরোধও তৈরি হয়।

• হোল্ডিং ট্যাক্স / পৌর কর: সিটি কর্পোরেশন বা পৌরসভার এই কর সাধারণত মালিকের দায়; চুক্তিতে ভিন্ন কিছু না থাকলে এটা সার্ভিস চার্জে ঢোকাবেন না।
• বড় কাঠামোগত মেরামত: ছাদের ঢালাই, দেয়ালে বড় ফাটল সারানো, নতুন লিফট বসানো — এগুলো মূলধনী খরচ (Capital Expense), মালিক বা মালিক সমিতির দায়।
• ব্যক্তিগত ফ্ল্যাটের ভেতরের মেরামত: কোনো একটি ফ্ল্যাটের বাথরুমের কল বা ফ্যান — এটা সেই ফ্ল্যাটের বিষয়।
• রং করা ও সংস্কার: পুরো ভবনের বাইরের রং বা বড় সংস্কার সাধারণত মালিকদের বিশেষ চাঁদা বা রিজার্ভ ফান্ড থেকে হয়।
• ঋণের কিস্তি বা বিমা: ভবন নির্মাণের ঋণ বা মালিকের ব্যক্তিগত বিমা কোনোভাবেই সার্ভিস চার্জের অংশ নয়।

টিপস: একটা সহজ প্রশ্ন নিজেকে করুন — “এই খরচটা কি ভবনে বসবাসকারী সবার দৈনন্দিন সুবিধার জন্য, নাকি সম্পত্তির মূল্য ধরে রাখার জন্য?” প্রথমটা হলে সার্ভিস চার্জ, দ্বিতীয়টা হলে মালিকের খরচ।

ধাপ ১: বার্ষিক বাজেট তৈরি করুন

মাসিক খরচ ওঠানামা করে। বর্ষায় পাম্প বেশি চলে, গরমে লিফট আর জেনারেটর বেশি, ঈদের মাসে বোনাস দিতে হয়। তাই মাসভিত্তিক না ভেবে প্রথমে পুরো বছরের বাজেট বানান, তারপর ১২ দিয়ে ভাগ করুন। এতে প্রতি মাসে একটি স্থির অঙ্ক নির্ধারণ করা যায়, আর ভাড়াটিয়াকে বারবার পরিবর্তনের কথা বলতে হয় না।

বাজেট বানানোর সময় গত ১২ মাসের আসল বিল ও ভাউচার দেখুন। যদি নতুন ভবন হয় এবং আগের রেকর্ড না থাকে, তাহলে কাছাকাছি আকারের ভবনের অভিজ্ঞ কেয়ারটেকার বা সমিতির কাছ থেকে আনুমানিক ধারণা নিন, আর প্রথম তিন মাস পর বাস্তব খরচ দেখে সমন্বয় করুন।

বাজেটে কী কী ঘর রাখবেন

1. নিয়মিত স্থির খরচ (বেতন, সার্ভিসিং চুক্তি, ময়লার ফি)
2. পরিবর্তনশীল খরচ (কমন বিদ্যুৎ, ডিজেল, পানি)
3. বার্ষিক বা মৌসুমি খরচ (বোনাস, ট্যাংক পরিষ্কার, ফায়ার এক্সটিংগুইশার রিফিল)
4. অপ্রত্যাশিত মেরামতের জন্য একটি ছোট বাফার
5. রিজার্ভ ফান্ডে জমা (যদি সমিতি সিদ্ধান্ত নেয়)

ধাপ ২: ভাগ করার পদ্ধতি বেছে নিন

মোট খরচ জানার পর প্রশ্ন আসে — কোন ফ্ল্যাট কত দেবে? বাংলাদেশে সাধারণত তিনটি পদ্ধতি চলে। প্রতিটির সুবিধা-অসুবিধা নিচের টেবিলে দেখুন।

কোন খরচ কোন পদ্ধতিতে যুক্তিসঙ্গত

• দারোয়ান ও নিরাপত্তা: প্রতিটি পরিবার সমানভাবে সুবিধা পায়, তাই সমান ভাগ যুক্তিসঙ্গত।
• লিফট: নিচতলার দোকান বা গ্রাউন্ড ফ্লোরের ইউনিট লিফট ব্যবহার করে না — অনেক ভবনে তাদের লিফট খরচ থেকে ছাড় দেওয়া হয়। এটা সমিতির সিদ্ধান্তের বিষয়।
• পানি (একক মিটার হলে): পরিবারের সদস্য সংখ্যা বা আয়তন অনুযায়ী ভাগ করা যায়; তবে সদস্যসংখ্যাভিত্তিক হিসাব নিয়ে বিতর্ক বেশি হয়, তাই আয়তনভিত্তিক সহজ।
• জেনারেটর: কোন ফ্ল্যাটে কত পয়েন্ট জেনারেটর লাইনে যুক্ত, সেটা দেখে ভাগ করা ন্যায্য।

ধাপ ৩: সংখ্যাসহ পূর্ণ হিসাব (উদাহরণ)

ধরা যাক (উদাহরণ), একটি ৮ তলা ভবনে মোট ১৪টি ফ্ল্যাট আছে। ২য় থেকে ৮ম তলা পর্যন্ত প্রতি তলায় ২টি ফ্ল্যাট — একটি ১,২০০ বর্গফুট, আরেকটি ৮০০ বর্গফুট। নিচতলায় পার্কিং ও দারোয়ানের ঘর। নিচের সব অঙ্ক কাল্পনিক, শুধু পদ্ধতি বোঝানোর জন্য।

পদ্ধতি ক: সমান ভাগ

৬৪,০০০ ÷ ১৪ = প্রায় ৪,৫৭১ টাকা। অর্থাৎ বড় ও ছোট সব ফ্ল্যাট প্রতি মাসে প্রায় ৪,৫৭১ টাকা দেবে। ছোট ফ্ল্যাটের ভাড়াটিয়ার কাছে এটা বেশি মনে হতে পারে।

পদ্ধতি খ: আয়তনভিত্তিক

মোট আয়তন = ৭টি × ১,২০০ + ৭টি × ৮০০ = ৮,৪০০ + ৫,৬০০ = ১৪,০০০ বর্গফুট।

প্রতি বর্গফুটের হার = ৬৪,০০০ ÷ ১৪,০০০ = প্রায় ৪.৫৭ টাকা।

• ১,২০০ বর্গফুটের ফ্ল্যাট: ১,২০০ × ৪.৫৭ = প্রায় ৫,৪৮৬ টাকা
• ৮০০ বর্গফুটের ফ্ল্যাট: ৮০০ × ৪.৫৭ = প্রায় ৩,৬৫৭ টাকা

যাচাই: ৭ × ৫,৪৮৬ + ৭ × ৩,৬৫৭ = ৩৮,৪০২ + ২৫,৫৯৯ = ৬৪,০০১ টাকা — রাউন্ডিংয়ের কারণে ১ টাকার পার্থক্য, অর্থাৎ হিসাব মিলছে।

পদ্ধতি গ: মিশ্র

ধরা যাক সমিতি ঠিক করল বেতন ও বোনাস (৩৬,০০০ টাকা) সমান ভাগ হবে, আর বাকি ২৮,০০০ টাকা আয়তনভিত্তিক।

• সমান অংশ: ৩৬,০০০ ÷ ১৪ = প্রায় ২,৫৭১ টাকা প্রতি ফ্ল্যাট
• আয়তনভিত্তিক হার: ২৮,০০০ ÷ ১৪,০০০ = ২ টাকা প্রতি বর্গফুট
• ১,২০০ বর্গফুট: ২,৫৭১ + (১,২০০ × ২) = ২,৫৭১ + ২,৪০০ = ৪,৯৭১ টাকা
• ৮০০ বর্গফুট: ২,৫৭১ + (৮০০ × ২) = ২,৫৭১ + ১,৬০০ = ৪,১৭১ টাকা

দেখা যাচ্ছে মিশ্র পদ্ধতিতে দুই ধরনের ফ্ল্যাটের পার্থক্য মাঝামাঝি থাকে। বাস্তবে অনেকে হিসাব সহজ রাখতে অঙ্কগুলো নিকটতম ৫০ বা ১০০ টাকায় রাউন্ড করেন (যেমন ৫,০০০ ও ৪,২০০) এবং রাউন্ডিংয়ের বাড়তি টাকা মেরামত বাফারে রাখেন। রাউন্ড করলে সেটাও লিখিতভাবে জানিয়ে দিন।

ধাপ ৪: রিজার্ভ ফান্ড রাখুন

হঠাৎ পাম্পের মোটর পুড়ে গেল, লিফটের একটা বড় পার্টস বদলাতে হবে, বা জেনারেটরের ব্যাটারি নষ্ট — তখন সবার কাছ থেকে জরুরি চাঁদা তোলা কষ্টকর ও বিরক্তিকর। তাই অনেক ভবন প্রতি মাসে সার্ভিস চার্জের একটি ছোট অংশ বা আলাদা অঙ্ক রিজার্ভ ফান্ডে (Reserve Fund / Sinking Fund) জমা রাখে।

এখানে একটি গুরুত্বপূর্ণ বিষয় মনে রাখুন: রিজার্ভ ফান্ড মূলত ভবনের দীর্ঘমেয়াদি রক্ষণাবেক্ষণের জন্য, যা মালিকদের স্বার্থ রক্ষা করে। ভাড়াটিয়ার কাছ থেকে রিজার্ভ ফান্ডের টাকা নেওয়া হবে কি না, সেটা নিয়ে অনেক ভবনে বিতর্ক হয়। ন্যায্য পদ্ধতি হলো — দৈনন্দিন খরচ সার্ভিস চার্জ থেকে, আর দীর্ঘমেয়াদি রিজার্ভে মালিকেরা নিজেরা জমা দেবেন, অথবা ভাড়াটিয়ার সঙ্গে চুক্তিতে পরিষ্কার উল্লেখ থাকবে। ফ্ল্যাট মালিক সমিতি গঠন ও তহবিল ব্যবস্থাপনা নিয়ে বিস্তারিত পাবেন ফ্ল্যাট মালিক সমিতি গঠন ও পরিচালনা লেখায়।

ধাপ ৫: আদায় ও রসিদ ব্যবস্থা

সার্ভিস চার্জ আদায়ের নিয়মও ভাড়ার মতোই স্পষ্ট হওয়া উচিত।

• প্রতি মাসের কোন তারিখের মধ্যে দিতে হবে, সেটা নির্দিষ্ট করুন (যেমন ভাড়ার সঙ্গে একই তারিখে)।
• বিকাশ, নগদ বা ব্যাংক ট্রান্সফারে দিলে রেফারেন্সে ফ্ল্যাট নম্বর লিখতে বলুন।
• প্রতিটি পেমেন্টের জন্য আলাদা রসিদ দিন, যেখানে ভাড়া ও সার্ভিস চার্জ আলাদা লাইনে থাকবে। রসিদের নমুনা দেখতে পারেন বাড়ি ভাড়ার রসিদ ফরম্যাট লেখায়।
• একটি আলাদা ব্যাংক হিসাব বা অন্তত আলাদা ক্যাশ খাতা রাখুন, যাতে সার্ভিস চার্জের টাকা বাড়িওয়ালার ব্যক্তিগত টাকার সঙ্গে মিশে না যায়।

ধাপ ৬: মাসিক হিসাব প্রকাশ করুন

স্বচ্ছতাই সার্ভিস চার্জ নিয়ে বিরোধ কমানোর সবচেয়ে কার্যকর উপায়। প্রতি মাসে বা অন্তত প্রতি তিন মাসে একটি সংক্ষিপ্ত হিসাব নোটিশ বোর্ডে বা মেসেজ গ্রুপে দিন।

নমুনা মাসিক হিসাব বার্তা: “প্রিয় বাসিন্দাগণ, আগস্ট মাসে সার্ভিস চার্জ আদায় হয়েছে ৬১,৭০০ টাকা (১৪টির মধ্যে ১৩টি ফ্ল্যাট)। খরচ হয়েছে ৬২,৯০০ টাকা — বেতন ৩২,০০০, কমন বিদ্যুৎ ১৩,১০০, জেনারেটর ৬,৪০০, লিফট ৩,০০০, মেরামত ৪,৮০০, অন্যান্য ৩,৬০০। ঘাটতি ১,২০০ টাকা বাফার থেকে সমন্বয় করা হয়েছে। বিস্তারিত ভাউচার দেখতে কেয়ারটেকারের কাছে যোগাযোগ করুন। ধন্যবাদ।”

এই ধরনের বার্তা দিলে কেউ “টাকা কোথায় যায়” প্রশ্ন তোলার সুযোগ কম পান। আর ভাউচার দেখতে চাইলে দেখানোর প্রস্তুতি রাখুন।

সার্ভিস চার্জ কখন ও কীভাবে বাড়াবেন

বিদ্যুতের দাম, ডিজেলের দাম বা ন্যূনতম মজুরি বাড়লে সার্ভিস চার্জ সমন্বয় করতেই হয়। কিন্তু হঠাৎ করে না বাড়িয়ে নিচের পদ্ধতি মানুন:

1. গত ৬–১২ মাসের আসল খরচের হিসাব তৈরি করুন এবং দেখান যে বর্তমান চার্জে ঘাটতি হচ্ছে।
2. নতুন বাজেট ও নতুন অঙ্কের হিসাব লিখিতভাবে সবাইকে জানান।
3. কমপক্ষে এক মাস আগে নোটিশ দিন; চুক্তিতে বেশি সময়ের কথা থাকলে সেটাই মানুন।
4. ফ্ল্যাট মালিক সমিতি থাকলে সভায় আলোচনা করে সিদ্ধান্ত লিপিবদ্ধ করুন।

ভাড়া বৃদ্ধির নোটিশের মতোই সার্ভিস চার্জ বৃদ্ধির নোটিশও ভদ্র ও যুক্তিনির্ভর হওয়া উচিত। নোটিশে পুরোনো অঙ্ক, নতুন অঙ্ক, কার্যকর হওয়ার তারিখ এবং বৃদ্ধির সংক্ষিপ্ত কারণ স্পষ্ট করে লিখুন।

আইনি দিক নিয়ে সংক্ষেপে

বাড়ি ভাড়া নিয়ন্ত্রণ আইন, ১৯৯১-এ ভাড়া ও ভাড়াটিয়া-বাড়িওয়ালার সম্পর্ক নিয়ে বিধান আছে। সার্ভিস চার্জ কীভাবে নির্ধারিত হবে বা কতটুকু নেওয়া যাবে, সে বিষয়ে আপনার চুক্তি, সমিতির গঠনতন্ত্র এবং প্রচলিত আইন — সবকিছু মিলিয়ে দেখতে হয়। ফ্ল্যাট মালিকানা ও সমিতি সংক্রান্ত আলাদা আইন ও বিধিমালাও আছে। কোনো নির্দিষ্ট বিরোধ বা সন্দেহ থাকলে সর্বশেষ বিধান একজন আইনজীবীর কাছ থেকে যাচাই করে নিন।

এই লেখাটি সাধারণ তথ্যের জন্য, আইনি পরামর্শ নয়।

সাধারণ ভুল যা এড়িয়ে চলবেন

• আন্দাজে অঙ্ক ঠিক করা: পাশের ভবন দেখে চার্জ ঠিক করলে আপনার ভবনের আসল খরচের সঙ্গে মিলবে না।
• টাকা মিশিয়ে ফেলা: সার্ভিস চার্জের টাকা ব্যক্তিগত টাকার সঙ্গে রাখলে পরে হিসাব মেলানো অসম্ভব হয়ে যায়।
• মালিকের খরচ ভাড়াটিয়ার ঘাড়ে চাপানো: হোল্ডিং ট্যাক্স বা বড় সংস্কার সার্ভিস চার্জে ধরা বিরোধের বড় কারণ।
• রসিদ না দেওয়া: মৌখিক আদায় পরে প্রমাণ করা কঠিন।
• হিসাব প্রকাশ না করা: স্বচ্ছতার অভাবে সন্দেহ বাড়ে, এমনকি সৎ ব্যবস্থাপকও অভিযুক্ত হন।
• খালি ফ্ল্যাটের অংশ ভুলে যাওয়া: কোনো ফ্ল্যাট খালি থাকলে তার সার্ভিস চার্জ কে দেবে (সাধারণত সেই ফ্ল্যাটের মালিক) — এটা আগেই ঠিক না থাকলে ঘাটতি হয়।
• বার্ষিক খরচ ভুলে যাওয়া: বোনাস বা ট্যাংক পরিষ্কারের খরচ বাজেটে না রাখলে সেই মাসে হঠাৎ চাঁদা তুলতে হয়।

ভাড়াটিয়ার সঙ্গে চুক্তিতে কী লিখবেন

সার্ভিস চার্জ নিয়ে ভবিষ্যৎ বিরোধ এড়াতে ভাড়ার চুক্তিতে নিচের বিষয়গুলো স্পষ্টভাবে লিখুন:

• বর্তমান মাসিক সার্ভিস চার্জের অঙ্ক
• এতে কোন কোন খরচ অন্তর্ভুক্ত (দারোয়ান, লিফট, কমন বিদ্যুৎ ইত্যাদি)
• কোনগুলো আলাদা বিল (নিজ ফ্ল্যাটের বিদ্যুৎ, গ্যাস, ইন্টারনেট)
• সার্ভিস চার্জ পরিবর্তনের নিয়ম ও নোটিশের সময়
• পরিশোধের তারিখ ও পদ্ধতি

চুক্তি লেখার পূর্ণ গাইড পাবেন বাড়ি ভাড়ার চুক্তিপত্র লেখার নিয়ম লেখায়।

সার্ভিস চার্জ ব্যবস্থাপনার মাসিক চেকলিস্ট

শেষ কথা

সার্ভিস চার্জ নির্ধারণ কঠিন কিছু নয়, যদি আপনি তিনটি নিয়ম মেনে চলেন — আসল খরচের ভিত্তিতে বাজেট, ন্যায্য ও লিখিত ভাগের পদ্ধতি, আর নিয়মিত স্বচ্ছ হিসাব। এতে ভাড়াটিয়া জানেন তাঁর টাকা কোথায় যাচ্ছে, মালিকেরা জানেন ভবন ঠিকমতো চলছে, আর আপনি বারবার একই প্রশ্নের উত্তর দেওয়া থেকে মুক্ত থাকেন।

যদি ১০–১২টির বেশি ইউনিট সামলাতে হয়, খাতায় বা এক্সেলে এই হিসাব রাখা ক্লান্তিকর হয়ে যায়। বাড়িওয়ালা ERP-তে প্রতি মাসে সব ইউনিটের জন্য একসঙ্গে ইনভয়েস তৈরি করা যায়, পেমেন্ট নিলে রসিদ দেওয়া যায়, বকেয়া তালিকা দেখা যায়, আর ভবনের খরচ ও আয়ের হিসাব রিপোর্ট আকারে পাওয়া যায় — যা সার্ভিস চার্জের স্বচ্ছ হিসাব রাখতে সহায়ক। তবে সফটওয়্যার ব্যবহার করুন বা না করুন, উপরের পদ্ধতিটা মেনে চললেই সার্ভিস চার্জ নিয়ে বেশিরভাগ ঝামেলা এড়ানো যায়।