ভাড়া দেরিতে এলে প্রথমেই কড়া ভাষা ব্যবহার করলে সম্পর্ক নষ্ট হয়, আবার একেবারে চুপ থাকলে বকেয়া জমতে থাকে। তাই ধাপে ধাপে রিমাইন্ডার পাঠানো সবচেয়ে কার্যকর: প্রথমে বিনীত মনে করিয়ে দেওয়া, তারপর দ্বিতীয় তাগাদা, আর প্রয়োজনে চূড়ান্ত লিখিত নোটিশ। নিচের মেসেজগুলো কপি করে নাম, মাস ও টাকার অঙ্ক বসিয়ে ব্যবহার করুন।
কীভাবে ব্যবহার করবেন
- ভাড়া পরিশোধের নির্ধারিত তারিখের দু-এক দিন আগে অগ্রিম রিমাইন্ডার পাঠান।
- তারিখ পেরোনোর পর প্রথমে বিনীত SMS, এক সপ্তাহ পর দ্বিতীয় তাগাদা পাঠান।
- দীর্ঘদিন বকেয়া থাকলে চূড়ান্ত SMS-এর পাশাপাশি লিখিত চিঠি দিন।
- প্রতিটি মেসেজে মাস, টাকার অঙ্ক ও পরিশোধের মাধ্যম উল্লেখ করুন।
বকেয়া ভাড়ার রিমাইন্ডার SMS নমুনা
১. অগ্রিম রিমাইন্ডার (নির্ধারিত তারিখের আগে)
আসসালামু আলাইকুম [ভাড়াটিয়ার নাম], ফ্ল্যাট ……-এর …………… মাসের ভাড়া …………… টাকা আগামী …… তারিখের মধ্যে পরিশোধের অনুরোধ রইল। বিকাশ/নগদ: …………… ধন্যবাদ। - [বাড়িওয়ালার নাম]
২. বিনীত রিমাইন্ডার (তারিখ পেরোনোর পর)
প্রিয় [ভাড়াটিয়ার নাম], …………… মাসের ভাড়া …………… টাকা এখনো আমাদের হিসাবে জমা হয়নি। হয়তো ব্যস্ততায় ভুলে গেছেন। সুবিধামতো দ্রুত পরিশোধ করলে কৃতজ্ঞ থাকব। ইতোমধ্যে দিয়ে থাকলে এই মেসেজটি উপেক্ষা করুন। - [বাড়িওয়ালার নাম]
৩. দ্বিতীয় রিমাইন্ডার
[ভাড়াটিয়ার নাম], ফ্ল্যাট ……-এর …………… মাসের ভাড়া …………… টাকা …… দিন ধরে বকেয়া আছে। অনুগ্রহ করে …… তারিখের মধ্যে পরিশোধ করুন। কোনো সমস্যা থাকলে ফোনে জানান, আমরা আলোচনা করে সমাধান করতে রাজি। মোবাইল: …………… - [বাড়িওয়ালার নাম]
৪. চূড়ান্ত রিমাইন্ডার
[ভাড়াটিয়ার নাম], বারবার অনুরোধের পরও …………… মাস পর্যন্ত মোট …………… টাকা ভাড়া বকেয়া রয়েছে। আগামী …… তারিখের মধ্যে পরিশোধ না হলে চুক্তির শর্ত অনুযায়ী পরবর্তী ব্যবস্থা নিতে বাধ্য হব। - [বাড়িওয়ালার নাম]
৫. পরিশোধের পর ধন্যবাদ বার্তা
ধন্যবাদ [ভাড়াটিয়ার নাম], …………… মাসের ভাড়া …………… টাকা বুঝে পেয়েছি। রশিদ নং: ……………
বকেয়া ভাড়ার আনুষ্ঠানিক চিঠির নমুনা
তারিখ: ……………
বরাবর, [ভাড়াটিয়ার নাম], ফ্ল্যাট নং ……, বাড়ি নং ……, এলাকা ……………
বিষয়: বকেয়া বাসা ভাড়া পরিশোধের অনুরোধ।
জনাব/জনাবা,
আমাদের হিসাব অনুযায়ী আপনার নিকট নিম্নোক্ত ভাড়া বকেয়া রয়েছে:
মাস প্রাপ্য (টাকা) পরিশোধিত (টাকা) বকেয়া (টাকা) …………… …………… …………… …………… …………… …………… …………… …………… মোট …………… ইতোপূর্বে মৌখিক ও SMS-এর মাধ্যমে একাধিকবার অনুরোধ করা হয়েছে। অনুগ্রহ করে আগামী …………… তারিখের মধ্যে উক্ত বকেয়া পরিশোধ করুন অথবা পরিশোধের একটি লিখিত সময়সূচি প্রস্তাব করুন। নির্ধারিত সময়ে পরিশোধ বা যোগাযোগ না হলে চুক্তিপত্রের শর্ত অনুযায়ী ব্যবস্থা গ্রহণ করা হবে।
বিনীত, [বাড়িওয়ালার নাম], মোবাইল: ……………, স্বাক্ষর: ……………
রিমাইন্ডার পাঠানোর টিপস ও সাধারণ ভুল
- গভীর রাতে বা খুব ভোরে মেসেজ পাঠাবেন না।
- অপমানজনক ভাষা, হুমকি বা অন্য ভাড়াটিয়াদের সামনে তাগাদা দেওয়া এড়িয়ে চলুন।
- পাঠানো মেসেজের স্ক্রিনশট বা রেকর্ড রাখুন; পরে বিরোধ হলে কাজে আসবে।
- আংশিক পরিশোধ পেলে রশিদ দিয়ে বাকি অঙ্কটি পরের রিমাইন্ডারে হালনাগাদ করুন।
বাড়িওয়ালা ERP নির্ধারিত তারিখে বকেয়া ভাড়াটিয়াদের স্বয়ংক্রিয়ভাবে SMS রিমাইন্ডার পাঠাতে পারে, প্রতিটি মেসেজে সঠিক নাম, মাস ও বকেয়ার অঙ্ক বসিয়ে। ফলে প্রতি মাসে একে একে মেসেজ লেখার দরকার পড়ে না।
সাধারণ প্রশ্ন ও উত্তর
ভাড়া দেরি হলে কত দিন পর রিমাইন্ডার পাঠানো উচিত?
নির্ধারিত তারিখের দু-এক দিন পর প্রথম বিনীত রিমাইন্ডার এবং প্রায় এক সপ্তাহ পর দ্বিতীয় রিমাইন্ডার পাঠানো যায়। চূড়ান্ত নোটিশের আগে ফোনে কথা বলে কারণ জেনে নেওয়া ভালো।
SMS নাকি লিখিত চিঠি, কোনটি পাঠাব?
প্রথম দিকের রিমাইন্ডারের জন্য SMS যথেষ্ট। বকেয়া কয়েক মাস জমে গেলে বা বিরোধের আশঙ্কা থাকলে প্রাপ্তিস্বীকারসহ লিখিত চিঠি দিন।
একসাথে অনেক ভাড়াটিয়াকে রিমাইন্ডার পাঠানোর সহজ উপায় কী?
ভাড়া ব্যবস্থাপনা সফটওয়্যার ব্যবহার করলে বকেয়া থাকা ভাড়াটিয়াদের তালিকা থেকে নাম ও অঙ্কসহ একসাথে SMS পাঠানো যায়, আলাদা করে টাইপ করতে হয় না।