প্রতি মাসে প্রত্যেক ভাড়াটিয়ার জন্য হাতে বিল লেখা সময়সাপেক্ষ। বাড়িওয়ালা ERP ইউনিটে সেট করা ভাড়া ও ফি দেখে সব ভাড়াটিয়ার ইনভয়েস একসাথে তৈরি করতে পারে, আবার দরকার হলে একটি ইনভয়েস আলাদাভাবেও বানানো যায়।
আগে যা লাগবে
- বিল্ডিং ও ইউনিট তৈরি এবং প্রতিটি ইউনিটে ভাড়া/ফি সেট করা থাকতে হবে।
- ভাড়াটিয়াদের ইউনিটে বসানো থাকতে হবে এবং বিলিং টাইপ মাসিক হতে হবে।
- সেটিংসে Auto Generate Invoice বন্ধ (No) থাকলে একসাথে জেনারেটের বাটন দেখা যাবে না।
ধাপে ধাপে
- সাইডবার মেনু থেকে চালান (Invoices) খুলে চালান তালিকা (Invoice List)-এ যান।
- উপরের টুলবারে Make All Invoices বাটনে ক্লিক করুন। বাটনের ওপর মাউস রাখলে কোন মাসের বিল তৈরি হবে তা দেখা যায়।
- সিস্টেম প্রতিটি ভাড়া দেওয়া ইউনিটের জন্য একটি ইনভয়েস তৈরি করে ফলাফল দেখাবে — কয়টি তৈরি হলো, কয়টি আগেই ছিল, কয়টিতে ফি সেট নেই।
- অতীতের কোনো মাসের বিল দরকার হলে For Specific Month-এ ক্লিক করে মাস বেছে নিন।
- আগে Preview চেপে দেখে নিন কোন ইউনিটে কত টাকার বিল হবে; সব ঠিক থাকলে Generate Invoices চাপুন।
- একজন ভাড়াটিয়ার জন্য আলাদা বিল বানাতে চালান তৈরি করুন (Create Invoice)-এ গিয়ে বিল্ডিং, ফ্লোর ও ভাড়াটিয়া বেছে নিন, লাইন আইটেম মিলিয়ে সেভ করুন।
টিপস / সাধারণ সমস্যা
- একই মাসে দুবার চাপলেও ডুপ্লিকেট ইনভয়েস হয় না; আগে থেকে থাকা বিল বাদ যায়।
- বাৎসরিক বিলিংয়ের ভাড়াটিয়া ও ফি-বিহীন ইউনিট একসাথে জেনারেটে বাদ পড়ে।
- পোস্টপেইড বিলিংয়ে চলতি মাসে আগের মাসের বিল তৈরি হয় — তাই মাসের নামটি মিলিয়ে নিন।
- তালিকার Print Month দিয়ে পুরো মাসের ইনভয়েস একসাথে প্রিন্ট করা যায়।
ইনভয়েস তৈরিতে কোনো সমস্যা হলে [email protected]এ লিখুন অথবা হটলাইন 01945405669-এ যোগাযোগ করুন।
সাধারণ প্রশ্ন ও উত্তর
Make All Invoices দুবার চাপলে কি ডুপ্লিকেট বিল হবে?
না। যে ইউনিটের ওই মাসের ইনভয়েস আগেই তৈরি হয়েছে, সেটি বাদ দেওয়া হয় এবং ফলাফলে “আগেই ইনভয়েস হয়েছে” হিসেবে দেখানো হয়।
কিছু ভাড়াটিয়ার ইনভয়েস কেন তৈরি হলো না?
সাধারণত ইউনিটে কোনো ফি সেট না থাকলে বা ভাড়াটিয়ার বিলিং টাইপ বাৎসরিক হলে একসাথে জেনারেটে সেই ইউনিট বাদ পড়ে।
পেছনের কোনো মাসের বিল কি তৈরি করা যায়?
হ্যাঁ। For Specific Month থেকে মাস বেছে আগে Preview দেখে তারপর Generate Invoices চাপুন।